Optios talk: Waarom Optios onontbeerlijk was in onze groei!

In mijn coachings kom ik het nog vaak tegen. Veel schoonheidsspecialistes staan vaak argwanend tegenover een online (boekings)systeem. Het voelt voor hen alsof ze een deel controle weggeven. Ze willen alles zelf nog kunnen regelen en zijn bang dat hét systeem dit niet toelaat. Een fout die ik vroeger ook gemaakt heb. Ondertussen weet ik wel beter. Zonder (boekings)systeem zou ik niet staan waar ik nu sta.

Zelf werk ik met Optios, een firma die ook software voor kapsalons ontwikkelt. Iemand tipte me over hen terwijl ik zelf nog een ander softwareprogramma gebruikte. Er waren echter enkele essentiële aspecten die mijn toenmalig (boekings)systeem niet kon en Optios wel. In deze blog som ik de belangrijkste punten op die voor elk instituut in groei belangrijk zijn.

Time = money

Maak voor jezelf even de oefening. Hoeveel uur per week hang jij aan de telefoon om afspraken te maken, te verzetten of te annuleren? Die uren alleen al compenseren ruimschoots de abonnementsprijs. En dan denk ik nog niet aan de schoonheidsspecialistes die hun behandeling onderbreken om de telefoon op te nemen. Weg sfeer.

Zelf werd ik er gek van dat ik op het einde van mijn werkdag nog een hele lijst van klanten moest terugbellen omdat ik gedurende de dag geen tijd had. Buiten het financiële aspect woog ook dit enorm door voor mij. Uiteraard gaat niet elke klant online boeken, maar je zal er versteld van staan hoeveel klanten het een pluspunt vinden. En wel hierom…

Comfort voor de klant

Ja hoor, je leest het goed. Ook de klanten vinden het comfortabel om rustig op hun smartphone te zien wat er nog vrij is de komende week. Het is in elk geval een pak overzichtelijker dan aan de telefoon. Terwijl de schoonheidsspecialiste de tweede en derde optie voorstelt, ben jij waarschijnlijk al vergeten wat de eerste optie nu weer was. Ik ben er pas laat achter gekomen dat het ook voor veel klanten stresserend is om via de telefoon te boeken.

“Ja maar dan is het voor hen wel gemakkelijk om alles online te verzetten of te annuleren.”. Ik heb lang ingesteld dat men enkel online kon boeken. Ik had te veel schrik als klanten het ook zomaar online konden annuleren. Ondertussen heb ik hen wel die vrijheid gegeven. Ik kan vaststellen dat dit helemaal geen invloed had op het aantal annulaties. Wat ik wel merkte is dat ik hierdoor weer minder aan de telefoon moest hangen. Win-win voor iedereen!

Alle klanteninfo binnen handbereik

Wat een luxe! Werkelijk alle nuttige gegevens van de klanten worden bijgehouden en kan ik overal raadplegen. Alle vorige afspraken, alle vorige afrekeningen, al het productgebruik, … Het systeem houdt alles vanzelf bij zonder dat ik tijd moet steken in het samenstellen van klantenfiches. Weer tijdswinst.

Het handige is dat je dit menu kan samenstellen naar eigen voorkeur.

Automatische communicatie met klanten

Ook op gebied van communicatie neemt Optios je veel uit handen. Eerst en vooral heb je de automatische berichtgevingen bij afspraken. Het is sowieso van cruciaal belang dat je je klanten een dag op voorhand verwittigt dat ze een afspraak bij je hebben. Op die manier verklein je de “no-shows” tot het minimum. Ik doe het zelf al jaren en word hier praktisch nooit mee geconfronteerd. Terwijl dit voor veel instituten echt wel een pest is. Zie daarom dus zeker dat je je klant herinnert aan zijn of haar afspraak.

Het zal je dan ook niet verbazen dat het een enorme rust geeft dat Optios dit automatisch doet. Dit kan zowel via mail (gratis) als via sms (betalend). Optios gebruikt gewoon de gegevens uit de klantenfiches waardoor dit feilloos verloopt.

Samenwerking met Optios

De hierboven vermelde puntjes zijn maar een kleine greep uit de mogelijkheden van Optios. In de komende tijd ga ik systematisch enkele leuke en nuttige aspecten van het systeem bespreken. Ik vind dit nodig omdat er nog veel misverstanden over boekingssytemen zoals Optios bestaan. En omdat je niet kan groeien zonder zo’n systeem. Zo simpel is het.

Ik belicht Optios omdat ik zelf een tevreden klant ben en van hieruit een leuke samenwerking is ontstaan. ik vind het belangrijk hier open over te zijn.