Optios Talk: Eindelijk de cadeaubonnen op orde!

Naar aanleiding van mijn samenwerking met Optios, kom ik op gepaste tijdstippen terug op enkele leuke, vernieuwende functies van het kassasysteem. Dit omdat de mogelijkheden van Optios eindeloos zijn en er nog steeds schoonheidsspecialistes zijn die angst hebben om de controle uit handen te geven aan een online kassasysteem. Deze keer heb ik het graag over de cadeaubonnen. Want dat blijft vaak een onderschat onderdeel van onze business.

Cadeaubonnen maken een belangrijk deel uit in het dagdagelijkse leven van een schoonheidsspecialiste. Het is het ideale geschenk om te geven aan iemand die je dierbaar is. Iedereen gaat namelijk graag eens naar de schoonheidsspecialiste. Als je even nagaat hoeveel van je vaste klanten je hebben leren kennen door een gekregen cadeaubon, zou je versteld staan. Het is en blijft een mooi instrument om mensen kennis te laten nemen met je instituut.

Haat - liefde

Ikzelf heb vaak een haat-liefde relatie gehad met cadeaubonnen. Ik heb het belang ervan steeds naar waarde geschat. Maar de administratie ervan verliep niet altijd even vlot. En als je denkt dat het allemaal niet zo’n belang heeft, zal je boekhouder je snel met je neus op de feiten drukken.

Allerlei manieren heb ik in het verleden gehad om er wat structuur in te brengen. Een boekje waar alles in genoteerd wordt was al bij al nog het gemakkelijkste. Als je natuurlijk alle uitgaande en inkomende cadeaubonnen plichtbewust opschrijft in het boekje. Ik was er geen held in, dat kan ik alvast wel vertellen.

Optios to the rescue

Gelukkig ligt de tijd van het cadeaubonnenboekje al een tijd achter me. Het bezorgde me toch vaak zweetbuien op het moment dat alles bij de boekhouder binnen moest zijn. Toch weer iets vergeten te noteren…

Sinds ik Optios gebruik, verloopt dit allemaal automatisch. Uiteraard was ik ook hier eerst argwanend tegenover. Je weet wel, iets uit handen geven is niet evident. Die argwaan was zeer snel verdwenen. Nu heb ik zelfs veel meer vertrouwen in het feit dat mijn cadeaubonnen perfect geregistreerd zijn. De boekhouder kan me op elk moment een overzicht vragen. Gewoon downloaden en doormailen. Simpel dus.

De werking is heel eenvoudig. Elke cadeaubon die aangekocht wordt, wordt automatisch genummerd in het systeem. Dat nummer schrijf ik dan op de cadeaubon die de klant meeneemt. In het systeem is er een overzicht van al de bonnen die aangekocht zijn. Je kan zien wie de bon gekocht heeft en of er al een deel van het bedrag gebruikt is. Wanneer iemand de bon gebruikt, geef ik bij het afrekenen het nummer van de bon in en het bedrag dat van die bon gebruikt mag worden om de rekening te betalen. Alles wordt netjes en automatisch geregistreerd. Geen onverwachte verrassingen meer. Ook weer iets waar ik geen extra tijd en energie in moet steken. En dat is goud waard !

Online bonnen

Het wordt zelfs nóg interessanter. Sinds kort heeft Optios ook een functie waardoor klanten online een cadeaubon kunnen aankopen. Het interessante hieraan is dat ze zelf het bedrag kunnen invullen. Na betaling ontvangt de klant de cadeaubon in zijn of haar mailbox. De bon wordt automatisch geregistreerd in je kassasysteem waardoor ook nu de administratie klopt. Een enorm handige functie die gemakkelijk in je website of webshop te integreren is.

Samenwerking met Optios

De hierboven vermelde puntjes zijn maar een kleine greep uit de mogelijkheden van Optios. In de komende tijd ga ik systematisch enkele leuke en nuttige aspecten van het systeem bespreken. Ik vind dit nodig omdat er nog veel misverstanden over boekingssytemen zoals Optios bestaan. En omdat je niet kan groeien zonder zo’n systeem. Zo simpel is het.

Ik belicht Optios omdat ik zelf een tevreden klant ben en van hieruit een leuke samenwerking is ontstaan. ik vind het belangrijk hier open over te zijn.