Optios Talk: Vraag jij al een voorschot?

Een kwalijke trend is het. Zowat elke schoonheidsspecialiste wordt dezer dagen geconfronteerd met klanten die ofwel niet komen opdagen, ofwel op het laatste moment afzeggen of verplaatsen. En je kan dan wel eens op je Instagram plaatsen dat er een last minute plaatsje is. Maar als je dit elke keer gaat doen, gaat het je volgers ook vervelen.

Zo frustrerend en zo duur. Want personeel kost uiteraard geld. Niet onlogisch dus dat steeds meer instituten voorschotten vragen bij het boeken van afspraken. Momenteel doe ik dat nog niet. Maar als deze trend zich verder zet, ga ik ook niet anders kunnen. Want van één ding ben ik zeker. Binnen enkele jaren gaat het overal moeten. Niet alleen bij schoonheidsspecialistes, maar ook bij restaurants, kappers, dokters, …

Is er een tussenweg?

Ondanks het feit dat ik het zelf niet storend zou vinden om een voorschot te betalen, probeer ik het dus nog even uit te stellen. Wat ik wel op korte termijn overweeg is voor bepaalde behandelingen een voorschot vragen. En dan zeker voor nieuwe klanten. Omdat ik merk dat het meestal nieuwe klanten zijn die op het laatste moment afzeggen. En als dat dan voor een lange behandeling is…

Maar hoe doe je dat dan praktisch?

Uiteraard kan je ook voorschotten vragen als je geen online systeem hebt. Al denk ik persoonlijk dat dit te veel rompslomp met zich meebrengt. Deze rompslomp is bijna onbestaande bij Optios. Alles is op maat van je instituut in te stellen, zoals alles bij Optios.

Eerst en vooral moet je wel een Mollie-account hebben waarmee de betalingen kunnen gebeuren. Maar dit is echt kinderspel.

Vanaf dan kan je per dienst ingeven of een voorschot gewenst is en hoeveel dat moet bedragen. Je kan dus zelf kiezen voor welke behandelingen je een voorschot wenst. De klant heeft 1 uur de tijd om het voorschot te voldoen. Indien dan nog niet betaald is, wordt de afspraak verwijderd. Uiteraard krijgen de klanten een reminder wanneer het voorschot nog niet betaald is. In een overzichtje kan je steeds zien welke voorschotten al betaald zijn en welke niet.

De dag dat je klant voor deze behandeling komt en moet afrekenen, wordt het voorschot automatisch verrekend. Easy peasy dus.

Kan het ook enkel voor nieuwe klanten?

Zoals ik eerder al vermelde overweeg ik om een voorschot te vragen voor nieuwe klanten. Kan dit dan zo ingesteld worden? Nee, momenteel nog niet. Maar dit zou binnenkort wel kunnen. Dit lijkt me al een serieuze filter om ongewenste afmeldingen tot het minimum te beperken.

Op dit moment is het dus nog niet mogelijk om het louter voor nieuwe klanten in te stellen. Maar dat is eigenlijk geen probleem. Zo kan ik het voorschot wel instellen voor de diensten “1ste Hydrafacial” of “Zenza’s First Facial”, behandelingen waar de meeste nieuwe klanten voor boeken.

Het zal dus vooral de vraag blijven vanaf wanneer een voorschot echt nodig zal zijn. Ik zal nog veel zaken moeten afwegen vooraleer ik daadwerkelijk de stap zet. Maar ik weet in ieder geval dat mijn systeem er al helemaal klaar voor is!

Samenwerking met Optios

De hierboven vermelde puntjes zijn maar een kleine greep uit de mogelijkheden van Optios. In de komende tijd ga ik systematisch enkele leuke en nuttige aspecten van het systeem bespreken. Ik vind dit nodig omdat er nog veel misverstanden over boekingssytemen zoals Optios bestaan. En omdat je niet kan groeien zonder zo’n systeem. Zo simpel is het.

Ik belicht Optios omdat ik zelf een tevreden klant ben en van hieruit een leuke samenwerking is ontstaan. ik vind het belangrijk hier open over te zijn.