Optios Talk: Nuttige klanten-functies !

Een belangrijk aspect binnen je zaak is klantenbeheer. Dat begint al met het gewoon bijhouden van klantengegevens zoals adres, telefoonnummer, emailadres,… Gaandeweg, zeker als je het drukker krijgt, ga je steeds meer info in je klantenfiches willen importeren zodat je het nadien snel kan terugvinden. Je kan namelijk niet van elke klant apart weten welke producten hij of zij daadwerkelijk al gebruikt heeft. Als je tien klanten hebt, zal dat wel lukken. Maar vanaf 100 wordt dat logischerwijze al moeilijker.

Klantenbeheer wordt dan ook belangrijker en belangrijker. Zeker als je elke klant zeer persoonlijk benadert met individuele behandelplannen. Niets is gemakkelijker dan de fiche erbij te nemen en alles te weten wat je moet weten van de klant die zodadelijk binnen gaat komen.

Ook bij Optios neemt klantenbeheer een belangrijke plaats in. Het is zo uitgebreid dat je zelf kan beslissen welke functies je al dan niet gaat gebruiken. In deze blog ga ik wat dieper in op de leukste functies van Optios binnen klantenbeheer.

Zeer uitgebreide klantenfiches

De basis van een goed klantenbeheer. Daar waar veel systemen een beperkte klantenfiche kunnen tonen, is dit bij Optios zeer uitgebreid. Buiten de klassieke gegevens kan je ook de communicatie met je klant terugvinden. Welke mails heeft hij of zij bijvoorbeeld al ontvangen? Ook een overzicht van alle afspraken en alle kassahistorieken is zeer gemakkelijk te raadplegen. Uit alle kassahistorieken maakt het systeem automatisch een overzicht van de producten die de klant gebruikt. Ook kan je foto’s toevoegen zodat je bijvoorbeeld de evolutie van een klant kan bekijken. Super interessante mogelijkheden van de klantenfiche.

Topklanten herkennen in je agenda

In een volle agenda is het soms moeilijk om het overzicht te bewaren van welke klanten er nu eigenlijk vandaag komen. Door middel van een “diamantje” zijn de topklanten meteen herkenbaar in je agenda. Dit is belangrijk omdat het trouwe ambassadeurs zijn die vaak terugkomen. Het handige is dat je in de instellingen zelf kan bepalen wanneer een klant een topklant is voor jou. Dit kan bijvoorbeeld het bedrag zijn dat iemand gespendeerd heeft in een bepaalde periode. Of het totale bedrag dat al gespendeerd werd.

Zelf een enquête opmaken

Het kan interessant zijn om bij je klanten te polsen wat er leeft. Een enquête is daarbij een handig instrument. Via een gratis module kan je bij Optios zelf een enquête maken. Bij deze vragen kan je kiezen of het antwoord lang, kort of via meerkeuze gegeven wordt. De enquête kan dan verstuurd worden naar alle klanten met een geldig emailadres die hiervoor de goedkeuring gegeven hebben. Het is ook mogelijk om een enquête vlak voor een afspraak te verzenden. De antwoorden van de enquêtes zijn gemakkelijk terug te vinden in de klantenfiches.

Overzicht van topklanten

Naast het feit dat je “diamantje” kan zien verschijnen van je topklanten, kan je ook overzichten raadplegen van je topklanten qua omzet. Hierbij wil ik wel meteen toevoegen dat het uiteraard fout is om klanten louter op “omzet” te beoordelen. Het is belangrijk om alle klanten topkwaliteit te bieden, wat ze ook spenderen. Maar deze statistiek is wel handig omdat je soms niet door hebt hoeveel een bepaalde klant spendeert. Dat is vaak meer dan dat je op het eerste zicht denkt. Ik vind het ook wel belangrijk om deze klanten extra in de watten te leggen. Want zij zorgen vaak ook voor goede mond-aan-mond reclame die je bedrijf doen groeien. Het zijn letterlijk je ambassadeurs. Het is dan ook leuk om hen eens te belonen door bijvoorbeeld een nieuw product gratis te laten testen. Op deze manier voelt de klant zich gewaardeerd en kan je ook feedback krijgen over een nieuw product of behandeling. Een win-win dus.

Mail naar klanten

Zoals in een andere blog reeds beschreven, heeft Optios een enorm handige tool om mails naar klanten te sturen. In eerste instantie kan dit gebruikt worden voor nieuwsbrieven, maar het gaat eigenlijk nog verder. Door de informatie die bijgehouden wordt in de klantenfiches kan je zeer gerichte mails gaan sturen. Zo kan je bijvoorbeeld selecteren op mannen of vrouwen. Maar, en dat is echt wel interessant, je kan ook een selectie maken van klanten die de laatste maanden zijn geweest of klanten die al een hele tijd niet meer geweest zijn. Of klanten die de komende periode een afspraak hebben. Voor ons echt het toppunt van klantenbeheer omdat je zeer gericht met een bepaalde groep kan communiceren.

Samenwerking met Optios

De hierboven vermelde puntjes zijn maar een kleine greep uit de mogelijkheden van Optios. In de komende tijd ga ik systematisch enkele leuke en nuttige aspecten van het systeem bespreken. Ik vind dit nodig omdat er nog veel misverstanden over boekingssytemen zoals Optios bestaan. En omdat je niet kan groeien zonder zo’n systeem. Zo simpel is het.

Ik belicht Optios omdat ik zelf een tevreden klant ben en van hieruit een leuke samenwerking is ontstaan. ik vind het belangrijk hier open over te zijn.