Optios Talk: Je jaar evalueren zonder boekhouder

Ondertussen is het nieuwe jaar alweer even aan de gang. Ideaal om eens achterom te kijken naar het vorige! Een jaar vol wendingen, verrassingen, ontgoochelingen, … Kortom, een zot jaar. Dat maakt het dubbel interessant om te analyseren. Een moment waar ik zelf altijd naar uitkijk. Ondanks het feit dat je tijdens het jaar al heel wat tussentijdse evaluaties kan maken, komt op het einde van het jaar steevast het eindrapport. Spannend en confronterend tegelijk.

Een goede relatie met je boekhouder is in eerste instantie super belangrijk. Zijn boekhoudkundige analyse is noodzakelijk om strategische beslissingen te nemen, zowel op korte als op lange termijn. Helaas komt zo’n evaluatie vaak pas halverwege het volgende jaar. Boekhouders hebben het nu eenmaal enorm druk en de jaarrekeningen moeten pas later binnen. Maar je kan zelf ook al enorm veel analyseren zonder de hulp van je boekhouder. En ook daar helpt Optios bij.

Omzet

De omzet is het gemakkelijkste om te analyseren. Ik vind een jaaromzet nog altijd het leukste om te vergelijken. Zwart op wit zien hoe je op jaarbasis gepresteerd hebt tegenover de voorbije jaren. Het geeft een duidelijk beeld van de weg die je zaak aan het afleggen is. Verder kan je ook zien welke maanden je meer of minder omzet draaide waardoor je eventueel acties kan opzetten. Zo heb ik bijvoorbeeld een actie van Hydrafacial lopen in januari. Dit heeft er voor gezorgd dat januari 2022 één van mijn beste maanden ooit zal worden. Terwijl het begin van het jaar meestal wat rustiger is.

Producten en diensten

Binnen die omzet is het belangrijk om te kijken welke producten en diensten het goed deden en welke minder. Is dit wat je verwacht had? Of wat je wilde? Je kan hier zoveel uit leren want een jaar liegt niet. Al moet je de lockdowns natuurlijk ook mee in rekening brengen. Ook belangrijk om eens te checken wat de omzetten van de verschillende leveranciers zijn. Vervolgens kan je op je bankrekening filteren wat je gedurende het hele jaar aan die leverancier betaald hebt. Uiteraard moet de omzet een pak hoger zijn dan hetgeen je betaald hebt. Of je moest nog een serieuze voorraad ingeslagen hebben. Maar dit is al een eerste indicatie of alles wel klopt.

Ook kan je zien hoe de verhouding is tussen je diensten en je producten. Ben je ambitieus en wil je groeien? Dan is dit een goede maatstaf. In principe zullen de diensten het grootste deel van de omzet uitmaken. Maar door je te focussen op productverkoop kan je op jaarbasis een groot verschil maken. Probeer jaar na jaar het percentage dat productverkoop inneemt ten opzicht van de totale omzet te vergroten. Uiteraard niet door je klanten van alles in hun nek te draaien. Maar als je kwalitatieve thuisproducten hebt, is het voor de klanten zelf ook beter om deze zeker te gebruiken. Dit zorgt er namelijk voor dat ze het resultaat van hun behandeling langer kunnen behouden. Voor iedereen dus een win.

Leveranciers

Nu je toch een overzicht gemaakt hebt van hetgeen je bij je verschillende leveranciers op jaarbasis hebt afgenomen, sta je hier best ook even bij stil. Merk je bijvoorbeeld dat je bij een bepaalde leverancier serieus gegroeid bent, of je er sowieso veel afneemt, is het altijd de moeite om te informeren of ze met loyalityplans werken. Dit is iets waar ze zelf niet altijd mee afkomen, maar als je er achter vraagt blijkt dat het eigenlijk altijd wel bestaat. Bekijk dit voor elke leverancier want op jaarbasis kan dit om veel geld gaan. Het geeft aan leveranciers ook het voordeel dat je op deze manier nog intenser met hen gaat samenwerken. Ook hier dus een win voor iedereen.

Let er wel op dat leveranciers ook perfect bijhouden wat jij op een jaar afneemt. Maar het is belangrijk om weten dat hun bedragen altijd exclusief btw zijn. Schrik dus niet als ze met een lager bedrag afkomen, de bedragen uit Optios zijn namelijk wel met btw.

Klanten

Net zoals bij de leveranciers is het ook leuk om even stil te staan bij de hetgeen de klanten bij jou uitgeven. Uiteraard moet je klanten niet beoordelen op wat ze bij jou uitgeven. Elke klant is belangrijk en maakt deel uit van het kapitaal van je instituut. Maar ik vind het wel leuk om topklanten te belonen voor hun trouw. Net zoals ik zelf ook beloond wil worden voor de trouw bij mijn leveranciers. Topklanten kan je dan bijvoorbeeld belonen door nieuwe producten gratis te laten testen. Dit vinden ze sowieso leuk en hun feedback is van grote waarde voor jou. Jouw topklanten weten namelijk waar jij als instituut voor staat en of het nieuwe product een meerwaarde is voor jou.

Is er trouwens een apparaat waar je al lang over twijfelt om aan te kopen? Laat één van jouw topklanten dit apparaat dan eens op jouw kosten uittesten. Ook hier zal zijn of haar feedback van enorme waarde zijn. Het is natuurlijk wel belangrijk om te beseffen dat klanten niet altijd over dezelfde kennis als jou beschikken om een apparaat in te schatten. Het is een mening, maar beslis niet louter en alleen op basis van hun ervaring met het toestel.

Medewerkers

Werk je met medewerkers? Dan kan je ook een overzicht krijgen van hetgeen zij bijgedragen hebben aan je omzet, zowel met de verkoop van producten als de behandelingen. Handig maar een tool waarmee je enorm goed moet opletten. Zo kan er natuurlijk een groot verschil zijn tussen de behandelingen die de medewerkers uitvoeren. Zo is het logisch dat iemand die veelal definitieve ontharingen doet, minder producten zal verkopen dan iemand die constant gelaatsbehandelingen doet. Anderzijds is het ook mogelijk dat die collega die veelal definitieve ontharingen uitvoert, een hogere omzet behaalt met haar behandelingen op zich. Maak dus zeker die nuance alvorens conclusies te trekken.

Verder is omzet uiteraard niet alles. In eerste instantie moeten je medewerkers kwaliteit bieden. Dat is de enige manier om op lange termijn te groeien. Beoordeel je medewerkers dus nooit enkel en alleen op hun behaalde omzet. Klanttevredenheid en groepssfeer zijn minstens even belangrijk, dat zal je snel merken.

Inventaris

Idealiter maak je vlak na het einde van het jaar een inventaris op van al je producten. Zowel de verkoopproducten als de cabineproducten moeten allemaal geteld worden. Nadat dit allemaal gebeurd is, volgt het verdict. De inventaris is een serieuze waardemeter. Heb je bijvoorbeeld al enkele maanden het gevoel dat je veel klanten hebt, maar de bankrekening maar magertjes aangroeit? Dan is de kans groot dat je de verklaring kan vinden in een grotere voorraad. Je geld zit als het ware voor een groot stuk in de voorraad. Je inventaris vergelijken met die van een jaar eerder is daarom zeer waardevol. Zeker omdat je door het jaar heen niet altijd een goed zicht hebt op de effectieve waarde van je voorraad.

Het is zeer nuttig om je inventaris rustig te overlopen. Heb je op de juiste manier besteld? Te veel? Te veel varianten? Ikzelf heb zeer bewust een zeer grote voorraad. Mijn boekhouder maakt zich er al niet meer druk in :-). Mijn grote voorraad heeft verschillende redenen. Een belangrijke is “kortingbeheer”.. Zo heb ik in december nog een massale bestelling geplaatst van Hydrafacial. Dit omdat er een mooie korting liep. Mijn man verplichtte me om voor minstens een half jaar aan te kopen. Gratis geld noemt hij het :-). En zo bestel ik zeer vaak veel producten op strategische momenten. Zonder mij druk te maken in mijn inventaris. Ik weet meestal toch hoeveel ik nodig heb. Ik ga sowieso nog een blog schrijven over “kortingbeheer”, want dit is zo belangrijk ! En ik ben super fier dat ik dit zeer goed beheer.

Voor alle duidelijkheid, bij het overlopen van mijn inventaris kom ik ook achter producten die ik verkeerd of te veel besteld heb. Maar dat is geluk maar een peulschil van mijn totale voorraad.

Samenwerking met Optios

De hierboven vermelde puntjes zijn maar een kleine greep uit de mogelijkheden van Optios. In de komende tijd ga ik systematisch enkele leuke en nuttige aspecten van het systeem bespreken. Ik vind dit nodig omdat er nog veel misverstanden over boekingssytemen zoals Optios bestaan. En omdat je niet kan groeien zonder zo’n systeem. Zo simpel is het.

Ik belicht Optios omdat ik zelf een tevreden klant ben en van hieruit een leuke samenwerking is ontstaan. ik vind het belangrijk hier open over te zijn.