Optios Talk: De handigste functies van de agenda (deel 1)

Het hart van een boekingprogramma is uiteraard de agenda. Het voordeel van Optios is dat de agenda heel wat handige functies heeft en je het daardoor helemaal naar je wensen kan instellen. Deze flexibiliteit is enorm belangrijk omdat veel schoonheidsspecialisten schrik hebben dat hun geschreven agendaatje toch handiger is. Het zal snel duidelijk worden dat dit zeker niet het geval is. Niets gemakkelijker dan een agenda die voor jou denkt.

Aangezien de mogelijkheden van Optios bijna eindeloos zijn, ga ik deze blog in 2 delen schrijven. Zodat ik aan elk belangrijk punt, genoeg aandacht kan besteden zonder dat het een te lange proza wordt.

Online boeking

Een allereerste belangrijk punt is het feit dat er online geboekt kan worden. Dit zorgt in elk geval al voor een pak minder telefoontjes. Een pest als je bijvoorbeeld met een gelaatsverzorging bezig bent en je gestoord wordt door de telefoon. Klanten ervaren het online boeken ook als zeer positief omdat ze dan rustig alle mogelijkheden op een rij zien. Iets wat moeilijker is als je met iemand aan de telefoon hangt. Ook het annuleren of verplaatsen kan online gebeuren waardoor je niet lastig gevallen wordt tijdens een behandeling.

Vind je het moeilijk om nieuwe klanten zomaar online een behandeling te laten boeken? Geen probleem, je kan immers ook instellen dat enkel bestaande klanten online kunnen boeken. Aan de hand van hun e-mailadres weet het systeem dat het om een bestaande klant gaat. In sommige gevallen kan dit zeker handig zijn.

Voorschotten vragen of niet?

Voorschotten zijn hot tegenwoordig. De discussie er rond althans. Door het toenemend aantal last-minute annulaties worden er in elk geval hoe langer hoe meer voorschotten gevraagd. Ikzelf doe dit nog niet. Maar ik maak me geen illusies, binnen 5 jaar zal iedereen het doen. Ik ben in elk geval gerust dat Optios de mogelijkheid heeft om dit op maat in te stellen.

Zo kan je bijvoorbeeld enkel voorschotten laten betalen door nieuwe klanten. Dit zou al een eerste stap kunnen zijn in je transformatie naar voorschotten. Ook kan je bepaalde klanten selecteren die een voorschot moeten betalen. Dit kan je dan bijvoorbeeld doen bij iemand die al meermaals annuleerde. Mogelijkheden genoeg dus om Optios aan te passen aan je beleid.

Kennisgeving klanten

Een belangrijke functie is het feit dat je klanten op allerlei manieren op de hoogte gehouden kunnen worden. Dit begint al bij het boeken van de afspraak. Het is logisch dat mensen die online een afspraak maken, hiervan een bevestiging krijgen. Maar ook de telefonisch gemaakte afspraken kunnen bevestigd worden via mail. Op deze manier kan de klant in elk geval al checken of er geen misverstanden gebeurd zijn bij het boeken.

In de aanloop naar de afspraak kan je ook nog instellen dat er een herinnering naar de klant gestuurd wordt. Dit kan zowel via mail als via sms. Je kan ook instellen dat een sms pas verstuurd wordt als de herinneringsmail niet gelezen wordt. Dit is vooral ideaal om de kosten wat te beperken. Sms’en laten versturen kost namelijk geld. Eerlijk gezegd was dat een reden waarom ik die sms-dienst niet geactiveerd had. Ondertussen doe ik het wel omdat ik besef dat het duurder is als een klant niet komt opdagen omdat hij of zij het vergeten is. Ik ben er ondertussen van overtuigd dat de kosten van de sms-dienst zichzelf meer dan terugbetalen.

Apparaten en cabines

Deze functie is super belangrijk voor mij. Ondertussen heb ik zo’n 11 apparaten die gebruikt kunnen worden in vier cabines. Onbegonnen werk om zoiets te managen met een papieren agenda. Ik zal een voorbeeld geven dat dit duidelijk maakt. Zo heb ik 2 Hydrafacials, waarvan er één beneden staat en één boven. Ik heb één cabine beneden en drie boven. Dankzij Optios kan ik instellen dat die ene Hydrafacial enkel beneden kan geboekt worden en de andere Hydrafacial in de drie andere cabines boven. Dit houdt in de eerste plaats in dat ik een foutmelding krijg wanneer ik iemand inboek voor Hydrafacial terwijl er al twee afspraken op hetzelfde moment gepland zijn. Hij geeft dan aan dat deze toestellen bezet zijn. Ook zal er een foutmelding verschijnen wanneer ik bijvoorbeeld twee Hydrafacials boven plan. Allemaal zaken waar ik niet over hoef na te denken terwijl het bij een agenda op papier vaak een hele puzzel is.

Het wordt helemaal ingewikkeld als ik bijvoorbeeld een Hydrafacial plan in combinatie met de Icoone, een behandeling die vaak geboekt wordt. Zowel de Icoone als de Hydrafacial moeten dan vrij zijn, net als een cabine boven. Dit omdat de Icoone ook boven staat. Ik denk dat het wel duidelijk is dat als je met verschillende apparaten werkt (zelfs als zijn het maar nagellampen) in verschillende cabines, Optios enorm handig is.

Wordt vervolgd…

Zoals hierboven aangegeven, zal ik de andere handige functies beschrijven in een tweede deel.

Samenwerking met Optios

De hierboven vermelde puntjes zijn maar een kleine greep uit de mogelijkheden van Optios. In de komende tijd ga ik systematisch enkele leuke en nuttige aspecten van het systeem bespreken. Ik vind dit nodig omdat er nog veel misverstanden over boekingssytemen zoals Optios bestaan. En omdat je niet kan groeien zonder zo’n systeem. Zo simpel is het.

Ik belicht Optios omdat ik zelf een tevreden klant ben en van hieruit een leuke samenwerking is ontstaan. ik vind het belangrijk hier open over te zijn.