Optios Talk: De wachtlijst naar een hoger niveau

In een omgeving waar klanten steeds nonchalanter omgaan met hun afspraak is de wachtlijst ondertussen enorm belangrijk geworden in de beautywereld. Waar mensen vroeger nog respect hadden voor hun afspraak, maken ze nu een afspraak en kijken ze de dag zelf wel of het hen past. Zo vroeg mijn medewerkster een tijdje geleden aan een klant wat ze nog ging doen in de namiddag. Die antwoordde zonder verpinken dat ze eigenlijk nog een massage geboekt had bij iemand, maar dat ze dat ging afzeggen omdat ze zin had om in de zetel te gaan liggen.

Als op een bepaald moment zelfzorg omslaat in egoïsme zijn de schoonheidsspecialistes vaak de pineut. Daarom dat de nieuwste functie van Optios zo belangrijk is.

Hoe de wachtlijst al werkte?

Je kon in Optios als schoonheidsspecialiste al een wachtlijst aanmaken door de gegevens zelf in te geven. Zo kan je iemand op een bepaalde datum toevoegen. Je voegt de klant dan op een gemakkelijke manier toe en kan er zelfs nog een opmerking bij zetten. Wanneer er een plaatsje vrijkomt kan je eenvoudig naar de wachtlijst gaan en deze klant aan je agenda toevoegen. Je kan ook klanten toevoegen zonder een specifieke datum. Via de opmerking kan je dan bijvoorbeeld noteren “Wil Hydrafacial. Kan enkel ‘s avonds.”. Ook deze klanten kan je bij een vrijgekomen plekje gemakkelijk toevoegen aan je agenda. Voor de effectieve handelingen verwijs ik graag naar het super overzichtelijke help-menu van Optios zelf.

Wat is er nieuw?

Nu heeft Optios het nog eenvoudiger gemaakt. De klant kan zich immers zelf op de wachtlijst zetten zonder dat de schoonheidsspecialiste er iets voor hoeft te doen. Dit werkt enorm goed.

Wanneer de klant via de online agenda een dienst aanduidt, kan het zijn dat de dag dat hij of zij wil niet meer beschikbaar is en dus een rood bolletje aangeeft. Op dat moment kan de klant op het rode bolletje klikken en onderaan aanduiden “voeg me toe op de wachtlijst”. De klant vult al de gevraagde gegevens in waardoor hij of zij op de wachtlijst terechtkomt.

Op deze manier moet je als schoonheidsspecialiste dus geen tijd nemen om de klant op de wachtlijst te zetten. De klant doet het namelijk zelf. En wat nog beter is, is dat wanneer er (door annulatie of verplaatsing) een plaats vrij komt op die bepaalde datum, de wachtende klant automatisch een mail krijgt dat deze plaats vrij is. De klant moet dan wel even contact met je opnemen om dit plekje vast te leggen.

Waarom is dit zo handig?

Zoals gezegd, bespaar je zelf veel tijd doordat de klant zich zelf op de wachtlijst kan zetten. Ook de mail bij een vrij plekje gebeurt zonder dat je zelf iets moet doen. Enorme pluspunten dus. Zeker als je het je klanten gewoon kan maken. Dit is ook iets dat je gemakkelijk op je socials kan delen. Zodat je klanten weten hoe ze het moeten doen en beseffen dat het voor hen voordelen heeft.

Het handigste vind ik dat je annulaties op den duur automatisch worden opgelost nog voor je zelf wist dat er annulaties waren. Want stel dat er iemand online annuleert, dan krijgt de wachtende klant onmiddellijk een mail dat het plekje vrij is. Zo zou het zo maar kunnen dat je telefoon krijgt van een klant om een vrijgekomen plekje in te nemen nog voor je wist dat er een annulatie was. En zo speelt Optios prima in op het probleem van het moment, annulaties en verplaatsingen.

Voor meer info over de wachtlijst verwijs ik graag naar het helpcentrum van Optios zelf. Dit is enorm gebruiksvriendelijk.

Samenwerking met Optios

De hierboven vermelde puntjes zijn maar een kleine greep uit de mogelijkheden van Optios. In de komende tijd ga ik systematisch enkele leuke en nuttige aspecten van het systeem bespreken. Ik vind dit nodig omdat er nog veel misverstanden over boekingssytemen zoals Optios bestaan. En omdat je niet kan groeien zonder zo’n systeem. Zo simpel is het.

Ik belicht Optios omdat ik zelf een tevreden klant ben en van hieruit een leuke samenwerking is ontstaan. ik vind het belangrijk hier open over te zijn.